A publicação de dados através do GBIF pode ser feita por instituições publicadoras de dados. É, por isso, necessário que seja feito o registo da instituição como publicador de dados, o que pode ser feito através do formulário disponível no GBIF.org. Ao inscrever-se como publicador de dados, a instituição deve tomar conhecimento e concordar com o Acordo de Publicador de Dados, e opcionalmente, com o Acordo de Utilização de Dados, que é apresentado aos utilizadores do GBIF.
Esta inscrição é de seguida validada pelo Nó Nacional, que dá o seu aval à inscrição do publicador. Os Nós nacionais promovem a adesão das instituições a nível nacional, fornecendo também a infraestrutura que hospeda os dados partilhados por instituições que não venham a implementar os seus próprios servidores. A infraestrutura do GBIF garante que os seus dados sejam disponibilizados a nível global, de forma livre e gratuita. A rede é baseada num sistema distribuído, no qual os publicadores de dados são peças-chave.
Há duas opções na criação de um provedor de dados:
i) A instituição hospeda os dados no seu próprio serviço de dados.
As instituições que possuam uma infraestrutura e rede informática estável podem instalar o software Integrated Publishing Toolkit (IPT), e registar-se no GBIF como provedores de dados. É necessária a concordância com o Acordo de partilha de dados, e o uso de uma das ferramentas para fornecimento de dados: Integrated Publishing Toolkit; disponibilização de dados no formato Darwin Core Archive; utilizar ferramentas externas como TAPIR, BioCASE.
ii) A instituição fornece dados através da infraestrutura do Nó Nacional.
O Nó Português manterá um serviço de dados baseado em IPT (http://ipt.gbif.pt). Este serviço pode ser utilizado pelas instituições para hospedar e disponibilizar os dados. No mesmo, é garantida a identificação e gestão individual de cada base de dados, pelo seu responsável designado pela instituição, sendo a gestão feita através do portal web IPT.